Płatna analiza przedwdrożeniowa to dla wielu firm wydatek, który łatwo pominąć. W końcu dostawca może przecież przygotować ofertę za darmo. Tyle że ta pozorna oszczędność przypomina odmowę wykupienia polisy ubezpieczeniowej przed podróżą: jeśli wszystko pójdzie dobrze to zaoszczędzisz kilka procent. Jeśli nie to stracisz wielokrotnie więcej.
W poprzednim artykule pisałem o tym, jak zweryfikować dostawcę maszyny przed podpisaniem umowy. Załóżmy, że ten etap masz za sobą i znalazłeś firmę, która wydaje się kompetentna i godna zaufania.
Teraz stoisz przed decyzją: podpisać umowę na całość projektu czy najpierw zamówić płatną analizę przedwdrożeniową? Intuicja podpowiada, że lepiej od razu „brać się do roboty", jednak dane mówią coś innego.
Dlaczego projekty automatyzacji kończą się porażką
Statystyki są bezlitosne. Według badań cytowanych przez Boston Consulting Group, 61% projektów wdrożeniowych kończy się fiaskiem z powodu braku szczegółowego planu i harmonogramu. Badania Sii Poland wskazują, że 37% niepowodzeń wynika z niejasno określonych celów i kamieni milowych. W przypadku wdrożeń systemów ERP, które pod względem złożoności są porównywalne z dużymi projektami automatyzacji 60-70% projektów nie osiąga zakładanych rezultatów.
Co łączy te statystyki? Jedna wspólna przyczyna: projekty startują bez precyzyjnego zdefiniowania, co właściwie ma zostać zrobione.
Bill Gates ujął to trafnie: „Automatyzacja efektywnego procesu zwiększa efektywność. Automatyzacja nieefektywnego procesu zwiększa nieefektywność." Problem w tym, że bez analizy często nie wiesz, który proces jest który.
Czym jest analiza przedwdrożeniowa
Analiza przedwdrożeniowa nazywana też audytem technologicznym, projektem koncepcyjnym lub „audytem zero" to etap, w którym integrator poznaje Twoją rzeczywistość operacyjną zanim zacznie cokolwiek projektować.
Co obejmuje taka analiza:
- Mapowanie procesów — jak naprawdę wygląda przepływ materiałów, informacji i decyzji
- Identyfikacja wąskich gardeł — gdzie są rzeczywiste problemy, a nie te, o których mówi się na spotkaniach
- Określenie wymagań — co system musi robić, a co tylko „byłoby miło"
- Analiza ograniczeń — przestrzennych, budżetowych, czasowych, ludzkich
- Identyfikacja ryzyk — co może pójść nie tak i jak temu zapobiec
- Wstępna koncepcja rozwiązania — jak mogłoby wyglądać docelowe rozwiązanie
Rezultatem jest dokumentacja, która pozwala obu stronom, Tobie i integratorowi, rozmawiać o tym samym projekcie. Bez niej każda ze stron ma w głowie inny obraz tego co ma powstać.
Etapowość umowy jako zabezpieczenie
Kluczowa zasada: zamiast podpisywać od razu kontrakt na całość, podpisz najpierw umowę na etap koncepcyjny.
Koszt analizy przedwdrożeniowej to zazwyczaj 5-15% wartości całej inwestycji. Może się wydawać, że to „wyrzucone pieniądze", jeśli i tak planujesz realizować projekt. Ale spojrz na to inaczej:
Jeśli analiza wykaże, że projekt ma sens i jest wykonalny w założonym budżecie wtedy dostajesz solidny fundament do dalszych prac. Jeśli wykaże, że założenia były błędne, zakres niedoszacowany lub technologia nieodpowiednia to tracisz 5-15%, a nie 100%.
To samo podejście stosuje się w branży IT przy innowacyjnych projektach: najpierw Proof of Concept (PoC) lub Minimum Viable Product (MVP), a dopiero potem pełne wdrożenie. W automatyzacji przemysłowej logika jest identyczna.
Kiedy wystarczy prosty przenośnik
Jedną z najcenniejszych rzeczy, które może Ci powiedzieć dobry integrator to: „Nie potrzebujesz robota".
Brzmi paradoksalnie? Firma, która ma Ci sprzedać robota, mówi, że go nie potrzebujesz? To właśnie odróżnia partnera od sprzedawcy.
W trakcie analizy przedwdrożeniowej często okazuje się, że:
- Problem leży w organizacji pracy, nie w braku automatyzacji
- Wystarczy proste rozwiązanie mechaniczne zamiast zaawansowanej robotyki
- Zmiana layoutu hali da lepsze efekty niż zakup nowej maszyny
- Wąskie gardło jest gdzie indziej, niż zakładał klient
Uczciwy integrator powie Ci to wprost, bo wie, że lepiej mieć zadowolonego klienta, który wróci z kolejnym projektem, niż niezadowolonego, który przepłacił za niepotrzebne rozwiązanie.
Dlatego analiza przedwdrożeniowa to inwestycja w obiektywną ocenę sytuacji.
Czerwone flagi: kiedy unikać dostawcy
Są sygnały ostrzegawcze, które powinny zapalić Ci czerwone światło:
„Wszystko ustalimy w trakcie" — to zdanie oznacza, że dostawca nie ma pojęcia, co będzie robił, ale liczy, że jakoś to będzie. Spoiler: nie będzie.
Nacisk na szybką decyzję — „Ta cena jest ważna tylko do końca tygodnia", „Mamy wolne moce produkcyjne tylko teraz". Profesjonalny integrator rozumie, że decyzja o inwestycji rzędu setek tysięcy lub milionów złotych wymaga czasu.
Niechęć do płatnej analizy — „Po co płacić za analizę, skoro ofertę przygotujemy za darmo?". Darmowa oferta to zgadywanka oparta na fragmentarycznych informacjach. Płatna analiza to praca ekspercka oparta na danych.
Brak pytań o Twoje procesy — jeśli dostawca nie pyta szczegółowo o to jak działa Twoja firma, to znaczy, że zamierza wdrożyć standardowe rozwiązanie. Standardowe rozwiązanie do niestandardowego problemu rzadko działa.
Podsumowanie
Analiza przedwdrożeniowa jest skutecznym zabezpieczeniem, które znacząco zmniejszy ryzyko planowanej inwestycji. Statystyki mówią jasno: większość projektów kończy się porażką z powodu złego przygotowania, nie złego wykonania.
Płacąc 5-15% wartości projektu za etap koncepcyjny, kupujesz trzy rzeczy:
- Pewność, że rozwiązanie jest dopasowane do Twoich realnych potrzeb
- Możliwość wycofania się przy minimalnych stratach, jeśli projekt okaże się niewykonalny
- Partnera, który zna Twoją sytuację a nie tylko specyfikację techniczną
Dobra firma nie będzie miała problemu z takim podejściem. Zła będzie naciskać na szybką decyzję i umowę na całość.